De la ‘oficina del yo’ a los ‘espacios del nosotros’, reaprender a gestionar recursos físicos en la era del trabajo híbrido

“Se habla de trabajo híbrido y cada vez lo será más”, afirma Juan José Martínez, CEO de Networkia, en el arranque del Diálogos 4.0 dedicado a “Los nuevos espacios de trabajo”, celebrado en la sede de la Fundación PONS y organizado por Atlas Tecnológico. Tras él, Miguel Ángel Orellana, CEO de Bookker, establece el marco general de la conversación: “hemos pasado de un escenario en el que todo el mundo iba a la oficina a sentarse en su silla a otro en el que había que gestionar la vuelta en entornos de seguridad por la pandemia, y de ahí hemos entrado en un nuevo momento en el que hay que aprender cómo ir a trabajar y como gestionar los recursos de la oficina”.

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En esta tarea, añade Orellana, “la tecnología es un facilitador, pero si no la acompañas de políticas para hacer un buen uso de ella inviertes en algo que no te genera beneficio”. La responsable transformación digital ATOS, Nuria García, pone el acento en “la redistribución de los espacios, un asunto que tiene más derivadas de lo que parece. Hay muchos retos, tienes que asegurar seguridad, la ética, la efusividad… y no tienes un espacio que controlas y sobre el que tienes que actuar, sino ámbitos diferentes”.

A juicio de Miguel Barandalla, associate director de CBRE, se trata de “una oportunidad muy grande para todos, para empleados, para compañías, para sociedad, por la vertiente de la sostenibilidad, estamos pudiendo hacer cosas que antes de la pandemia no podíamos”. Para salir airoso del desafío hay que prestar atención a “lo que espera la gente”, apostilla Alberto Blanco, director de Personas y Cultura para España y Latam de UST, “en mi sector, que en algunas cosas es el Salvaje Oeste, se está dando la vuelta al concepto de flexibilidad, que es un medio para conseguir la libertad de dónde, cómo y cuándo trabajo, pensando sobre todo en la gente joven. Es una manera de asegurarles la libertad”.

“¿Es una commodity la flexibilidad?”, le pregunta el periodista Sergio Martín, moderador del Diálogos 4.0. “En cierto modo sí”, responde.

“No hay reglas fijas, ni presencialidad total, ni teletrabajo total”, afirma Juan José Martínez. “La hibridación dependerá de la actividad de la empresa y de las personas. El gran reto es que cada uno se adapte a su máximo rendimiento”. Para Nuria García es importante, en ese sentido, “el cambio de mindset” para adaptarse a las nuevas herramientas, y Alberto Blanco invita a considerar, además de ese aspecto más “cultural”, la implantación de la Ley de Teletrabajo comoun condicionante claro en el futuro.

Redescubrir los espacios

“Si pensamos en la posición del manager, antes el jefe tenía elementos físicos que reforzaban su posición, pero en Teams todas las casas son iguales, no hay efecto que te empodere y eso muchos managers lo viven mal. Cómo impacto yo en los equipos, cómo hago escucha, cómo me muevo más a nivel relacional”, apunta el directivo de UST.

La experiencia de Bookker es que “en mayor o menor medida las compañías están empezando a adaptarse. Estamos en el inicio de un gran cambio, los que tengan los deberes hechos irán más rápido”. En el caso de los espacios, “tenemos clientes que están aprendiendo cómo gestionarlos en base a prueba y error. Tienes que medir y seguir haciendo cambios. No hay compañía que no esté haciendo modificaciones en diseños de plantas”.

Las compañías ven los espacios, en efecto, como una “herramienta para colaborar y conectar, y eso se hace presencialmente”, afirma Miguel Barandalla. Los empleados demandan más flexibilidad y las compañías tratan de encontrar el punto medio. Estamos preguntando a muchas empresas que usan espacios y vemos muchos modelos distintos, incluso algunos que parecían abandonados se revisitan. Estamos todos probando y aprendiendo”.

UST ha decidido aplicar “una de las herramientas más disruptivas: la plaza del pueblo”, explica Alberto Blanco, “espacios donde la gente se reúne y toma café o cerveza, porque si no das motivos para que la gente esté ahí no van”. En opinión de Nuria García, “el espacio físico no perderá importancia, será un complemento. La capacidad de innovación que tiene el ser humano cuando se reúne no tiene igual. Muchos empleados demandan reunirse, el trabajo en remoto produce mucho aislamiento”. Hay que redefinir el espacio con esta idea en mente.

Los informes de CBRE desmienten que se estén abandonando las oficinas. “Los índices de desocupación en zonas prime de Madrid y Barcelona están en el 5%” pese al crecimiento en metros cuadrados disponibles de los últimos años, explica Miguel Barandalla. “Lo que sí está cambiando es que por dentro las oficinas son muy diferentes, tienen mucho más espacios comunes y lugares atractivos”. Las corporaciones contemplan ya la opción de los espacios flexibles en su estrategia de crecimiento.

Cuidar al empleado

Barandalla coincide en que el propósito de las oficinas ha cambiado. “Lo que uno busca al ir es conectar con la gente, trabajar en equipo, antes eran ‘oficinas del yo’, espacios para estar concentrado, y ahora los ‘espacios del nosotros’ están aumentando. Buscamos experiencias que hagan que el empelado vaya”.

Aparecen nuevos servicios para cuidar a los propios trabajadores. Nuria García señala que “antes el empleado realizaba determinadas actividades y el resto se gestionaba a través de procedimientos, pero ahora ya puedes ofrecer espacios para talleres de yoga o mindfulness, te vas a la dimensión de cuidar al empleado más allá de su trabajo en el día a día. Es el reto, que el espacio no sea solo para trabajar, sino también para disfrutar, se busca la experiencia emocional, hay que poner los sentidos, las emociones”.

Para Alberto Blanco, “poner una peluquería” en una oficina “puede ser bueno o malo, la clave es la cultura para saber si a mediodía tienes que ir o no. Es más fácil poner lo tangible en marcha que cambiar la mentalidad y a cultura”. La visión de Miguel Ángel Orellana es que “no todas las compañías son lo suficientemente grandes como para hacer estas cosas. Cada una con su tamaño tiene que aprender a gestionar este cambio”.

Por eso, resulta crucial “medir para saber el espacio que necesitarás en el futuro, lo peor que puede pasar es que vayas a remolque de lo que te demandan los empleados o la sociedad. Ahí es importante “usar bien las herramientas capaces de dar la información para medir”, porque de lo contrario “la medición será errónea”.

En el caso de Bookker, “ponemos a disposición de las empresas herramientas para que a los empleados les resulte sencillo encontrar el puesto de trabajo, la sala de reuniones, la plaza de parking, democratizamos un bien que ahora es más escaso. Como trabajador tienes que entender que debes reservar antes, porque si no puede ser que no puedas usar el espacio o te toque uno que te guste menos”.

Reaprender a trabajar y sostenibilidad

El éxito depende de la capacidad para gestionar bien este proceso, “porque puede generar ansiedad en el empleado”, según Nuria García. “Esa libertad me encanta, pero hay gente que se preocupa por dónde deja la taza de café. Hay que gestionarlo con otro paradigma, distinto al anterior. Es todo prueba y error, agile y sobre todo medir. Tienes que ayudar al ser humano a readaptarse, la formación es muy importante”.

Un cliente planteó a Bookker una casuística: “mucha gente entra en conferencias en la oficina por el ordenador en lugar de gestionar una sala de reuniones”, cuenta Miguel Ángel Orellana, y Alberto Blanco apostilla que “se puede llegar al absurdo de estar separado por 10 metros en la misma oficina y hablar por pantalla”.

Prácticas de este tipo están relacionadas también con el compromiso con la sostenibilidad. “Los espacios son una parte enorme en ese proceso”, afirma Miguel Barandalla, “hay que asegurar que damos los pasos siendo más verdes. Hay cada vez más edificios inteligentes que son como organismos que generan datos, los analizan y los retroalimentan”.

“Clientes que tenían muchos edificios están utilizando nuevas herramientas como Bookker para compactar esos activos, el capital inmobiliario es brutal y se puede utilizar para otras cosas”, afirma Miguel Ángel Orellana. “Antes, cualquier compañía cuando tenía que dimensionar una oficina, siempre tomaba un margen añadido por si acaso, ahora eso ya no hace falta, ya no tienes que tener espacio mal dimensionado”, explica Juan José Martínez.

A lo que Miguel Barandalla añade que “casi un 60% de compañías nos dicen que en dos años tendrán un porcentaje sensible de espacios flexibles”. Lo que antes era un producto “ahora es un servicio”, concluye el CEO de Networkia. “Hemos pasado de tener una oficina a usar una oficina”.

Confianza

El incremento de la toma de datos y de monitorización no debería alterar las relaciones dentro de los espacios de trabajo. Según Alberto Blanco, “los empleados asumen que las nuevas condiciones laborales son esas, es un convenio de confianza que establecemos, por ejemplo en el caso de la monitorización no vemos inquietud, todo lo que mejore su experiencia es bienvenido”.

Migule Ángel Orellana coincide en que “la clave es que la gente perciba un beneficio, que si rechaza medidas así está evitando un impacto positivo para el resto. En esa parte de vender por qué voy a aceptar unas condiciones que antes del Covid eran impensables nos ha cambiado el chip. Lo ha asumido todo el mundo. Somos capaces de adaptarnos muy rápidamente cuando se necesita”.

Según  Juan José Martínez, “depende de cómo uses los datos. Las oficinas son más abiertas, tienen más espacios comunes, los empleados han pasado a guardar sus cosas en una taquilla privada y van a la mesa que han reservado con la herramienta adecuada. Eso te da datos de uso de las zonas y del mobiliario. Y en cuanto a los espacios comunes, no es un tema de pensar en billares o futbolines, sino en open meetings, en espacios para hacer una videollamada… quien contrataba las oficinas antes era el director financiero, ahora es el responsable de recursos humanos”.

Para diseñar modelo de trabajo híbrido, “lo primero es conocerse”, según Alberto Blanco. “Y luego evitar el debate sobre si se trabaja mejor en pijama en casa o en la oficina, porque no hay debate. La clave es cómo organizas los equipos de acuerdo con la responsabilidad con el cliente y con el resto de la organización, así lanzas el mensaje de que ‘te dejo libertad para ejercer una responsabilidad’”.

Es fundamental, en ese sentido, “la comunicación transparente de los porqués desde la parte de arriba de la compañía”, apunta Miguel Barandalla. Dotarse, en opinión de Nuria García, de  una “estrategia muy clara, saber dónde estas, qué tienes y donde quieres llegar. Escuchar al empleado, todo lo que implementas debe tener feedback. Y la capacitación, un trabajador necesita desarrollar esas competencias para los espacios híbridos”.

Y el “timing”, dice el CEO de Bookker. “Todas las empresas tienen que empezar a tomar decisiones porque si no será tarde, se les pueden ir los empleados, se pueden frustrar. Tanto las grandes para las que es más fácil poner recursos, como las pequeñas que se tienen que sentar a tomar decisiones y ponerse en la piel del empleado. Hay un componente muy experiencial, todo le va a afectar, desde la parte cultural a la más tecnológica”.