Análisis del proceso de externalización de la gestión de las ayudas públicas

Hace dos o tres lustros algunas empresas de renombre se enorgullecían públicamente de no solicitar ayudas públicas; hoy en día, ninguna empresa que quiera ser competitiva se plantea esa posibilidad. Las empresas más potentes de Europa, desde las más grandes a las más pequeñas, independientemente de su nacionalidad, todas gestionan sus proyectos de futuro apalancados sobre financiación pública.

No gestionar ayudas públicas hoy no es una opción. Intentar competir con quien tiene el 40% de su financiación ajena sin consumirle riesgo bancario y con un plazo de amortización de la deuda un 120% superior al de tu empresa, o tributando el beneficio a un tipo un 50% inferior al tuyo; o ahorrándose un 40% de la cuota de la Seguridad Social de su personal de I+D+i simplemente no es viable.

Quizá en el corto plazo, en un periodo de vacas gordas, puedas decidir que no quieres complicarte, o conformarte con una gestión interna no profesional, pero a largo plazo siempre llegan tiempos peores, y mejores. Y no olvidemos que los tiempos peores son precisamente cuando más determinantes son las ayudas públicas, y en los próximos 2 años vamos a ver como de su percepción o no, depende el futuro de nuestras empresas.

Gestionar internamente es una opción claramente tan sencilla como ineficaz. Un entorno tan dinámico como el de las ayudas públicas: legislación europea, nacional, autonómica y tributaria; conocimientos técnicos y financieros, por no olvidar la duración plurianual de los expedientes y la necesidad de pilotar sobre distintas áreas internas de la empresa hacen que la historia empresarial acumule fracasos palmarios de intentos de optimización de las ayudas públicas con recursos internos. Pero, aun así, posiblemente siempre es mejor una gestión interna que la contratación de una mala consultora, ¡que las hay!

A España van a llegar 140.000 millones de euros provenientes de Europa, para ser encauzados como Fondos de Recuperación. Hasta el momento, el país ya ha recibido un total de 37.000 millones de euros tras el cumplimiento satisfactorio de 121 hitos y objetivos. Parte de los 140.000 millones irá a cubrir la deuda país, la deuda autonómica, parte para el pago de la inflexible estructura del sector público, parte para la inversión sanitaria, parte para el fondo social y parte para el apoyo a determinados proyectos empresariales.

Centrándonos en estos últimos, el presupuesto atenderá macroproyectos país, pero también nutrirá el presupuesto de las convocatorias del mapa de ayudas actual, y también las nuevas convocatorias que se están definiendo. La información (buena y mala), los plazos, las oportunidades, todo va a ir muy deprisa, mucho más que antes. Si has pensado en profesionalizar la gestión de ayudas en tu empresa, no lo dudes, sin duda ahora es el momento.

Veamos cuales son las claves más comunes para ser consideradas en el proceso de selección o sustitución de una consultora.

1. Conocimiento de tu sector.

La experiencia previa de una consultora en el sector es uno de los factores que más se tiene en cuenta. Este es un factor que facilita los tiempos de arranque, cuando más implantada está la consultora más conocimiento tendrá del lenguaje especifico de la tecnología y, lo que es más importante mejor conocerá el Estado del Arte y la realidad industrial de los proyectos.

En definitiva, podrá realizar expedientes comparativamente mejores, con menos tiempo de ejecución, y consumiendo menos tiempo de los técnicos internos de tu empresa. Con todo y pese a su innegable importancia, muchas veces esta sobrevalorado, una correcta metodología de gestión, con proactividad, flexibilidad e integración con el cliente puede ser el mejor medio de conseguir los mejores resultados; eso sí contando con el expertise adecuado.

2. Experiencia de la consultora.

La gestión de ayudas públicas es un campo de minas. Mil circunstancias pueden llevarte a perder una concesión. Discrepancias entre lo dicho y lo ejecutado, errores en los pagos, descripciones inexpertas de un proyecto, plazos incumplidos, no conocer los baremos de calificación de la orden de bases (a veces publicada 5 años antes de la convocatoria a la que te estas presentando), y un largo etcétera.

Con la crisis del 2013 florecieron muchas consultoras que ante la falta de trabajo decidieron convertirse en consultoras de ayudas públicas contando con su ingenio, sus ganas, su cartera de clientes, y la experiencia previa de haber solicitado para sí alguna ayuda en el pasado. Sin citar nombres, prácticamente todas desaparecieron, pero surgirán otras, siempre surgen.

Un ciclo completo fiscal dura 4 años, una inversión de Incentivos Regionales con periodo de vigencia y mantenimiento de empleo e inversión puede llegar a los 9 años, el derecho de inspección de la UE sobre fondos Comunitarios 5 años tras la finalización del proyecto, una operación internacional de patent box, con retenciones y aranceles puede llegar a 10 años dependiendo del destino. Siempre es mejor una gestión interna que la contratación de una mala consultora. Todo este expertise se adquiere con muchos años y miles de proyectos gestionados.

3. Especialidad de la Consultora.

Los trabajos ejecutados por consultoras generalistas en el ámbito de las ayudas siempre se han visto, en el seno de las mismas, como una cuestión menor. En una consultora donde mandan los fiscalistas o los auditores, los gestores de ayudas públicas encajamos tanto como un buzo en un incendio forestal. Las ayudas para ellos siempre serán un mal necesario para no compartir empresa con otra consultora.

No les gusta gestionar ayudas y posiblemente tampoco saben. Siempre destinan sus peores recursos. Si preguntas quienes son los socios de la firma posiblemente comprobaras que ninguno de ellos proviene del mundo de las ayudas públicas, o si alguno lo es será un@ entre muchos. Los socios son los pilares de una consultora de su prestigio y experiencia arranca la estructura y el servicio.

Siempre una buena guía es ver que la consultora este admitida en AFIDI (Asociación Española para el fomento de la financiación de la I+D+i), este pequeño club de las grandes consultoras especialistas en financiación pública, puede ser una criba interesante. Los requisitos para pertenecer son:

• Acreditar una experiencia mínima demostrable dedicada a la consultoría en financiación de la I+D+I.
• Disponer de un mínimo de empleados en plantilla desarrollando consultoría de financiación de la I+D+I.
• Superar una facturación mínima en el último ejercicio.
• Demostrar que la actividad principal del asociado es la consultoría en I+D+i.
• Demostrar que operan en todo el territorio nacional.

El registro es público, si la consultora no está ahí, es que incumple los requisitos.

4. Que opere en el ámbito nacional. Cercanía territorial.

Las empresas que solo operan en una pequeña zona geográfica tienen muy difícil optimizar las muchas ayudas de ámbito nacional. Difícilmente tendrán acceso a Organismos Gestores nacionales. Por el contrario, muchas veces tendrán un mayor acceso a los organismos autonómicos en los que operan. De ahí que algunas empresas tengan una gran consultora nacional de referencia para fiscalidad y programas nacionales y europeos, y una pequeña consultora territorial para las autonómicas. Por tanto, debe valorarse también la red de delegaciones territoriales de la consultora.

5. Tamaño de la consultora y profesionalización. ISO 9001

En el corto plazo lo importante es la relación entre estructura y carga de trabajo; ya que es lo que garantiza que tus proyectos pueden ser atendidos. Sin embargo, cuando tu consultora es pequeña un cambio de consultor puede ser critico para tu empresa. Una empresa con 15 trabajadores que pierde 3, ha perdido el 20% de sus recursos y a veces el 20% o más de su know how.

Así, quizás lo más importante es la profesionalización, alcanzada una plantilla de 40-50 consultores es más importante tener un Sistema de Aseguramiento de la Calidad que garantice que el expertise sobre tu empresa permanece si tus consultores se van. Mejor si ello está reglado y auditado en el marco de la ISO 9.001.

6. Sensibilidad con la información confidencial. ISO 27.001 sistema de seguridad de la información. Teletrabajo.

Este punto es crucial. La consultora que gestione nuestras ayudas públicas va a tener acceso a nuestros planes empresariales, a nuestra I+D+i (de producto y de proceso), a nuestras limitaciones medioambientales, al nombre, titulación y salario de nuestros empleados, etc. El control de esta información es siempre crucial, y no solo por la LPD. De hecho, el número de ciberataques no deja de crecer.

Y el riesgo aumenta con el imparable aumento del teletrabajo. Pronto, si no ya, podrá afirmarse que es imprescindible que la consultora tenga implantados protocolos de seguridad de la información, que impliquen cortafuegos y encriptación de la información. Mejor si ello esta reglado y auditado en el marco de la ISO 27.001. Siempre sin perjuicio de que la consultora firme los contratos de confidencialidad y responsabilidad pertinentes.

7. Exigencia de exclusividad por parte de la consultora.

Algunas consultoras intentan colar en sus contratos la exclusividad de sus servicios, con el fin de que no puedan ser sustituidos por otra consultora. Ya que los contratos que están gestionando pueden durar años y sustituir la consultora implica perder ayudas de los últimos años.

Quizás lo mejor es que la exclusividad se gane tácitamente con los años dando un buen servicio, con confianza, lealtad y trabajo duro. Personalmente desconfiaría de cualquier consultora que pretendiera una exclusividad contractual, siempre que la misma no fuera ligada a una rebaja de la remuneración y un acuerdo expreso entre las partes.

8. Exigencia de exclusividad por parte del cliente.

Hay dos tipos básicos de exclusividad: de sector (general o específica) y de medios. En el primero se exige a la consultora que no trabaje también para un determinado sector o para determinadas empresas de la competencia, y en el segundo la limitación sólo alcanza a los consultores que atienden su cuenta. Este tipo de clausurados suelen redundar en una mayor remuneración, y no siempre conllevan un mejor servicio o una mayor confidencialidad. Quizás es mejor valorar adecuadamente la profesionalidad e historia de la consultora.

9. Experiencia en fiscalidad.

La fiscalidad de la I+D+i, deducciones fiscales y Patent Box son ayudas complejas, porque revierten en una modificación del riesgo fiscal de la empresa. Incluso en presencia de Informe Motivado Vinculante. Es importante que la consultora tenga experiencia en Inspecciones Fiscales, en recalificación de calificativos (a nivel ENAC, Ministerio y Agencia Tributaria). Si se va a gestionar Patent Box debe contar con una red internacional (lo cual es muy difícil) o tener un patner fiscalista de renombre internacional.

10. Experiencia en Ayudas Europeas.

Las ayudas europeas tienen muchas particularidades: deben ser redactadas en perfecto inglés, tienen un índice de aprobación muy bajo (inferior al 25%), y en ocasiones requieren de consorcios entre 10-12 entidades (Universidades, Centros Tecnológicos y Empresas) de 4-5 países. Para las empresas son a veces más un vehículo de investigación que de financiación. Algunas empresas son especialistas en exclusiva de este tipo de ayudas. Es siempre muy importante que los recursos humanos sean específicos para las ayudas europeas.

11. Estructura de pago adecuada.

Los porcentajes de pago se distribuyen normalmente en los hitos de la gestión. Concesión, justificación y cobro de una subvención. Certificación y obtención del IMV de una deducción fiscal. Firma del consorcio, presentación de propuesta, concesión y justificación de una Ayuda de la UE. Etc.  Es importante ver cuando se va a recibir la entrada de cash y cuando se va a tener que pagar a la consultora.

12. Responsabilidad y devolución de honorarios.

¿Qué ocurre si una ayuda no se cobra íntegramente? ¿O si una vez cobrada hay que devolverla? ¿O si una inspección fiscal declara improcedente una deducción?

13. Asistencia técnica ante una inspección tras la resolución contractual.

¿Qué ocurre si se produce una inspección fiscal o una revisión de ayuda tras haber resuelto el contrato con la consultora? ¿Deberá asistirme igualmente la consultora para pasar la inspección? En tal caso ¿se devengan nuevos honorarios?

14. Representatividad de marca. Vinculación con Organismos Públicos.

La cercanía de la consultora, especialmente de sus socios, a los Organismos Gestores de ayudas facilita dos cuestiones fundamentales. Una, tener un acceso muy temprano a la información, y dos, tener un acceso suficiente para afrontar un posible problema. Pregunta a tu consultora candidata con que Organismos Públicos ha trabajado, cuantos informes sobre ayudas públicas ha hecho para ellos, qué cargos tiene en Asociaciones empresariales. Tan importante es la actividad pública como la privada.

15. Una consultora proactiva.

En pocas cuestiones como en las ayudas públicas la proactividad tiene un premio tan grande. En dos vertientes en ser los primeros en llegar a las nuevas ayudas, y en activar tu empresa para acceder de forma fácil y rápida a las nuevas ayudas. ¿Qué cambios ha conseguido en el mundo de las ayudas públicas? Por ejemplo, las deducciones fiscales a la I+D+i están en España desde 1998, los IMV están en España desde el año 2.003. Pregunta a tu consultora cuando gestionó su primera deducción fiscal, cuando lo hizo con un Informe Motivado.

16. La remuneración.

Las consultoras de ayudas públicas dividen su remuneración entre fijo y variable o success fee. No obstante, el servicio debe siempre centrar la mayor remuneración en el segundo, es decir un % de la ayuda percibida queda en manos de la consultora. Como en tantas otras cosas, aquí lo caro puede ser barato y al revés.

Si el servicio redunda en un aumento de las ayudas porcentualmente superior al variable pagado, o simplemente superior a la diferencia de precio con otra consultora candidata ya es una decisión rentable. Por tanto, antes de rechazar a una consultora por precio, pese a considerar que es mejor, calcula cuanto debería la mejor consultora conseguir más que la otra para que la decisión de contratar a la mejor fuera la correcta. Creo, que, en esta elección, el precio, salvo excesos obvios, es una cuestión menor.

También es importante no ser el peor cliente de una consultora, si su precio de mercado es X, posiblemente no sea una buena idea intentar forzar una guerra entre ofertas para cerrar con la mejor al precio de la peor, ya que podrías ser su cliente menos rentable, y eso no suele ser bueno.