Integración de aplicaciones para lograr una infraestructura unificada que reduzca los silos de información y agilice la toma de decisiones

La integración de aplicaciones facilita la conexión y la interoperabilidad entre diferentes sistemas de software, aplicaciones y bases de datos, tanto a nivel intraorganizacional como interorganizacional. En un sentido figurado, esto equivale a construir puentes entre islas de información para que puedan comunicarse y trabajar juntas de manera eficiente. Una práctica que garantiza un intercambio fluido de datos y la creación de flujos de trabajo cohesivos entre múltiples sistemas y áreas corporativas. 

Con el avance de las nuevas tecnologías y la transición de modelos analógicos a digitales de trabajo, las organizaciones dependen de múltiples aplicaciones para gestionar las operaciones diarias. Entre ellas se incluyen suites de gestión de procesos de negocio (BPMS), plataformas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y otras herramientas específicas utilizadas por departamentos como RR. HH., Logística, Administración y Finanzas, Atención al Cliente, etc. Cada una de estas soluciones tecnológicas alberga datos e insights de gran valor que pueden ser utilizados para mejorar la toma de decisiones e impulsar la competitividad.  

Sin embargo, la falta de integración entre estas aplicaciones resulta en la creación de silos de datos o repositorios de información aislados que plantean múltiples desafíos organizacionales. Algunos de ellos se relacionan con ineficiencias operativas, decisiones basadas en análisis de datos limitados, pérdida de oportunidades, incremento de costes operativos y de infraestructura, colaboración reducida entre equipos humanos, y dificultades a nivel de cumplimiento normativo y experiencia del cliente. 

La integración de aplicaciones representa una solución para superar estos obstáculos. Al establecer conexiones fluidas entre sistemas, aplicaciones y bases de datos se garantiza una sincronización precisa y en tiempo real de la información. El resultado es una base sólida para la toma de decisiones estratégicas. 

Para lograr una integración exitosa, las empresas deben seguir un proceso estructurado que se divide en las siguientes etapas: 

1. Definir necesidades y objetivos: El primer paso consiste en identificar las aplicaciones que requieren integración, analizando los procesos actuales, detectando ineficiencias y estableciendo objetivos claros. 

2. Revisión de sistemas: En esta fase se debe realizar un inventario de las aplicaciones, incluyendo sistemas heredados y soluciones actuales. Además, se debe evaluar la infraestructura tecnológica, considerando aspectos como la capacidad de red, los servidores, las bases de datos y los protocolos de seguridad, para identificar posibles requisitos técnicos e incompatibilidades. 

3. Selección de soluciones de integración: La empresa debe investigar y evaluar las diferentes opciones de integración existentes en el mercado. La selección debe realizarse teniendo en cuenta factores como la compatibilidad de los sistemas existentes, escalabilidad, facilidad de uso y costes. 

4. Diseño de un plan de integración: El plan de integración debe ser detallado y especificar cómo se conectarán las aplicaciones y se gestionarán los datos. 

5. Implementación y pruebas: Una vez elaborado el plan de integración, el siguiente paso consiste en ponerlo en práctica mediante la configuración y conexión de las aplicaciones. Posteriormente, se realizarán pruebas para garantizar el correcto funcionamiento y la integración efectiva de los componentes. 

6. Capacitación y gestión del cambio: La formación proporcionada tanto a los usuarios finales como al equipo técnico es fundamental para asegurar una transición fluida. 

7. Mantenimiento y mejora continua: Tras la implementación se debe monitorizar de forma regular el sistema, para identificar y resolver problemas, y aplicar mejoras y actualizaciones según sea necesario. 

Tras completar el proceso de integración, la organización experimentara en un corto periodo de tiempo beneficios significativos entre los cuales cabe destacar: 

• Incremento de la eficiencia operativa: La integración automatiza el flujo de datos entre sistemas, reduciendo la necesidad de introducir de forma manual la información en diferentes aplicaciones y minimizando los errores operativos. 

• Datos sincronizados en tiempo real: Los datos se actualizan de forma instantánea en todas las aplicaciones conectadas, garantizando que la información disponible sea precisa y consistente. 

• Reducción de duplicidades: Al eliminar la introducción repetida de datos, se reduce el número de errores y se simplifica la gestión de la información. 

• Visión unificada de la información: Al integrar los datos, se obtiene una visión más clara y precisa de las operaciones, lo que resulta en una toma de decisiones más ágil y fundamentada. 

• Colaboración mejorada: El acceso compartido de información actualizada promueve una colaboración más fluida y alineada con los objetivos estratégicos.

Este artículo de Caja de Herramientas ha sido elaborado por AuraQuantic, puedes localizar a la empresa en el ecosistema de Atlas Tecnológico.