Automatización de procesos para simplificar el trabajo en las empresas

La automatización de procesos empresariales, conocida a nivel internacional como Business Process Automation (BPA), ha ido ganando terreno en la gestión corporativa durante los últimos años, al simplificar el trabajo desarrollado por los equipos humanos. Esta requiere de la implementación de tecnologías o herramientas específicas para lograr que tareas repetitivas y que ocupan mucho tiempo se realicen de forma automática, sin necesidad de intervención humana, en cada etapa del proceso. De este modo, las compañías pueden liberar a los profesionales de trabajos rutinarios y tediosos, para que puedan enfocarse en actividades con mayor impacto estratégico y/o creativo.

Las denominadas herramientas BPA habilitan a la organización y coordinación del personal, pero también del resto de actores implicados en la ejecución de un proceso, como sistemas de software y bots.El objetivo es garantizar que el proceso se complete de forma exitosa, abarcando todas sus fases, desde el inicio hasta la finalización.

Por otra parte, el uso de herramientas de automatización de procesos impulsa la digitalización de las operaciones empresariales. Esto significa que los procesos se pueden gestionar y ejecutar de forma digital, en lugar de depender de métodos manuales. Un enfoque que mejora la eficiencia, y también facilita la recopilación y análisis de datos para una toma de decisiones más precisa y ágil.

Sin embargo, los beneficios de la automatización abarcan aspectos más amplios de los mencionados. A continuación, se detallan los más destacados, junto a ejemplos de procesos automatizados, y se enumeran las etapas requeridas para una implementación adecuada.

Beneficios de la automatización de procesos

• Reducción de costes: Al disminuir la dependencia de la mano de obra para tareas repetitivas y rutinarias, las organizaciones pueden reducir gastos relacionados con nóminas, horas extra y otros costes operativos. La inversión inicial en tecnologías de automatización se amortiza de forma rápida, mediante los ahorros obtenidos en dichos gastos operativos. De esta manera, las empresas pueden reorientar sus recursos hacia otras áreas o invertir en tecnologías con alto valor estratégico como soluciones de inteligencia artificial, process mining o desarrollo de aplicaciones No Code.
• Mejora en calidad y cumplimiento: Los procesos automatizados son más consistentes y precisos, respecto a los desarrollados de forma manual. Al eliminar la variabilidad inherente a la intervención humana, se garantiza que las tareas se ejecuten conforme a los estándares predefinidos, reduciendo los errores. Este grado de consistencia en la ejecución equivale a una mejora significativa en la calidad del producto final, incrementa la satisfacción del cliente y asegura el cumplimiento de los diferentes estándares y normativas.
• Mayor escalabilidad: La capacidad de adaptar las operaciones de acuerdo con la demanda y los objetivos estratégicos, contribuye a que la organización pueda ajustarse con flexibilidad a las fluctuaciones en el volumen de trabajo. Esto posibilita la incorporación de nuevas tareas y procesos, sin requerir un incremento proporcional del número de recursos humanos y materiales. Asimismo, contribuye a la expansión hacia nuevos mercados y asegura una respuesta rápida ante los cambios del mercado.
• Toma de decisiones optimizada: Los procesos automatizados generan un flujo continuo de datos precisos y actualizados, mejorando la toma de decisiones dentro de la organización. La recopilación y el procesamiento de datos en tiempo real proporciona a los directivos acceso a detalles esenciales sobre el rendimiento operativo y las tendencias del mercado. Con este enfoque se logra una toma de decisiones más sólida y estratégica, al proporcionar una visión detallada de las áreas que requieren intervención y las oportunidades de mejora. También, fomenta una mayor agilidad organizacional y una planificación a largo plazo más efectiva.

Ejemplos de procesos automatizables:

• Facturación y cobros.
• Gestión de pedidos.
• Generación de informes financieros.
• Tramitación de reclamaciones.
• Administración de contratos.
• Programación y seguimiento de tareas.
• Gestión de recursos humanos (nómina, contratación, etc.).
• Control de inventario.
• Control de calidad.
• Atención posventa.

Pasos para implementar la automatización de procesos:

1. Identificar los procesos críticos susceptibles de automatización.
2. Analizar y mapear los procesos seleccionados.
3. Seleccionar la herramienta tecnológica adecuada.
4. Diseñar y ejecutar los procesos.
5. Capacitar a los empleados.
6. Monitorizar y optimizar los procesos.
   

En base a la información proporcionada, se puede advertir que la automatización de procesos actúa como un catalizador en la transformación digital de las organizaciones. Las soluciones BPA abren una etapa de transición hacia la gestión empresarial moderna, al posibilitar que tareas repetitivas y arduas se conviertan en flujos de trabajo ágiles y eficientes. No obstante, para maximizar los beneficios es necesario adoptar un enfoque sistemático de aplicación. De esta manera, las organizaciones pueden lograr una optimización integral de las operaciones, mejorando la calidad y la consistencia de los resultados.