Okticket incorpora inteligencia artificial a la automatización de los gastos profesionales

Iván Aitor Lucas del Amo, nuevo COO de Okticket, cuenta que la compañía ha ampliado progresivamente su propuesta hasta incorporar inteligencia artificial nativa tanto en la aplicación como en los procesos que se encuentran detrás de la gestión de los gastos. “Nuestra visión es colocarnos siempre a la vanguardia de este sector”, enuncia.

El punto de partida es la aplicación que utiliza el empleado para registrar sus gastos. El funcionamiento busca reducir al mínimo el tiempo dedicado a una tarea que suele formar parte de la rutina de trabajadores que viajan, comen fuera de la oficina o utilizan vehículos por motivos profesionales.

Metodología basada en la automatización

“El usuario saca una foto al ticket o factura, tenemos un motor de reconocimiento muy afinado que automáticamente extrae la fecha, el importe, el CIF, cada una de las líneas de composición del ticket”, señala del Amo. La información queda almacenada y puede incorporarse a una hoja de gastos o enviarse directamente al responsable para su aprobación, incluso mediante procesos automáticos.

La compañía ha incorporado un sistema de procesamiento inteligente de documentos, que permite digitalizar los tickets de forma inmediata y detectar posibles manipulaciones o conceptos que no están permitidos por la política interna de cada empresa. La herramienta puede identificar, por ejemplo, artículos no permitidos y lanzar una alerta al usuario en el mismo momento en que registra el gasto. De esta forma, las reglas internas de cada organización se aplican directamente sobre el proceso de captura.

Okticket cuenta con conectores con los principales sistemas de gestión empresarial para que la información pueda continuar su recorrido sin necesidad de introducirla manualmente en diferentes plataformas. “Contamos con conectores con los principales ERP del mercado”, explica del Amo. La plataforma puede comunicarse con software de recursos humanos, tesorería, agencias de viajes y otros sistemas empresariales.

“Nuestra vocación es automatizar todo lo que aporta poco valor, para que los equipos dediquen su tiempo a lo que de verdad importa: revisar, decidir y gestionar con criterio”, afirma.

Okticket está abriendo además nuevas formas de trabajar con la información de la plataforma. La compañía ha implementado MCP (Model Context Protocol), un protocolo estándar que permite conectar con Okticket los asistentes y agentes de inteligencia artificial que cada empresa ya utiliza.

Así, desde su propio entorno de IA y siempre con los permisos que tenga asignados, un usuario puede consultar datos y también ejecutar acciones en la aplicación, como cambiar el estado de una hoja de gastos, conocer el gasto acumulado de un departamento o aplicar una nueva política de gastos.

“Ya no hace falta descargar un informe, abrirlo en una hoja de cálculo y analizarlo a mano. Basta con pedírselo a tu IA. Por ejemplo, que compare lo que se ha gastado en dos periodos distintos”, explica el COO.

Un servicio personalizado con IA

La propuesta de Okticket está orientada especialmente a organizaciones con grandes volúmenes de empleados y desplazamientos. Entre sus clientes se encuentran algunas de las principales empresas de Alimentación y Retail, donde la automatización permite gestionar grandes cantidades de hojas de gastos.

La compañía también dispone de OKT Card, una tarjeta Mastercard personalizada para cada empresa que se integra con la aplicación y permite automatizar la conciliación de los gastos. “Okticket está conectada con más de un centenar de entidades bancarias y este proceso puede realizarse en segundos”, asegura.

Además, Okticket ya puede contratarse a través de AWS Marketplace, el catálogo de software de Amazon Web Services, lo que simplifica su adquisición para las empresas que ya trabajan con AWS.

La seguridad forma parte también de sus prioridades. Del Amo cuenta que “Okticket cuenta con las certificaciones ISO 9001 e ISO 27001 y con el Esquema Nacional de Seguridad, dentro de una plataforma orientada a gestionar información económica y financiera de las empresas”.

La compañía da ahora un paso más y se encuentra en proceso de certificación de la ISO 42001, la norma internacional que establece los requisitos para gestionar de forma responsable los sistemas de inteligencia artificial.

El siguiente paso para Okticket pasa por seguir incorporando IA y adaptar la plataforma a las nuevas necesidades que detecta entre sus clientes. “Seguir trabajando en esta línea de ser pioneros en la utilización de herramientas de IA” es, según Lucas del Amo, una de las prioridades de futuro de la compañía.

“No se trata sólo de una aplicación generalista, sino que da un servicio personalizado a cada uno de los clientes”, señala el COO. Entre las líneas de trabajo futuras figura incluso la posibilidad de recuperar mediante IA el IVA asociado a los tickets.