Mejoramos nuestro modelo de gestión de proyectos con Jira para que tú mejores tus procesos de transformación

En Atlas Tecnológico, coordinar proyectos de innovación dentro de nuestro ecosistema requiere equipos alineados, un modelo de trabajo robusto y un seguimiento ágil y detallado de cada proceso. Con el objetivo de reforzar esta estructura, hemos dado un paso en esa dirección con la implantación e integración de Jira, una plataforma de software de gestión de proyectos que ha permitido un seguimiento detallado de la evolución de las iniciativas, la automatización de los procesos y, en definitiva, un mejor asesoramiento para quienes confían en nosotros. 

La implantación de Jira ha sido posible gracias al apoyo de dos de nuestros colaboradores estratégicos: Miguel García (Dipnoi), quien ha liderado la estructuración y escalado de la herramienta para adaptarla a los objetivos de Atlas, y Ángel Alba (Innolandia), que ha colaborado en el desarrollo metodológico de nuestro nuevo modelo de trabajo.

Durante la presentación de la demo, que nos realizó el equipo de Inlogic, vimos el potencial de la herramienta para la organización, que ya nos habían anticipado los colaboradores, tanto para el departamento de proyectos como para la gestión de un evento como el Collaborate. Posteriormente, el equipo de Atlas se encargó de diseñar plantillas personalizadas, cada cual adecuada a las necesidades del departamento o proyecto. 

«Tenemos proyectos de tipologías muy diferentes, como Alfa y Rumbo, y cada una se trata de una forma distinta, por lo que tiene que cumplir una serie de tareas e hitos», explica Constanza Retamal, responsable de Operaciones de Atlas Tecnológico. Para adaptar Jira a esta variedad y asegurar su escalabilidad conforme a las metas de la compañía, Miguel Ángel García resultó clave en la estructuración y personalización de la herramienta.

Con Jira, cada parte del proceso queda centralizado y ordenado, además de establecer pasos en la ejecución de las iniciativas.  «Según voy marcando tareas como completadas en el panel, Jira envía una notificación al cliente para que conozca el estado de su proyecto en tiempo real«, lo cual permite acompañar con mayor precisión cada proceso de transformación.

Uno de los matices más relevantes de esta evolución ha sido la integración de Jira con nuestra plataforma Atlas Platform a través de APIs. Tal como explica Diego Calatayud, Full Stack Developer en Atlas Tecnológico, «nos conectamos a la interfaz de Jira mediante peticiones API, estableciendo una comunicación bidireccional que sincroniza automáticamente los cambios de los proyectos en Jira con nuestra propia plataforma». Esta integración, lejos de suponer una simple conexión, permite una orquestación ágil de proyectos, gracias a la flexibilidad que ofrece frente al sistema anterior, mucho más rígido y secuencial. «No es que hayamos metido Jira dentro de nuestra plataforma, sino que hemos establecido un vínculo que permite que ambas piezas funcionen como un puzzle perfectamente encajado, es decir, los hemos integrado», añade Calatayud.

En definitiva, Jira ha posibilitado la creación del entorno digital mucho más integrado y veloz. Según Constanza Retamal, el retorno de esta decisión ha impactado a todos los niveles: «Nosotros integramos Jira con nuestra plataforma, por lo que ya no tengo que actualizar en la web de Atlas una nueva información, sino que desde Jira se modifica automáticamente y, por consiguiente, ahorra tiempo». De esta forma, Atlas Tecnológico ya no trabaja en plataformas heterogéneas, sino que la organización está completamente conectada en un tapete digital.

El valor de la actualización automática, además de haber multiplicado la versatilidad en la gestión de proyectos y desarrollo de soluciones, también se vislumbra por su retorno en otras áreas. Con estas notificaciones constantes, es más fácil desbloquear problemas percibidos durante el proceso porque se puede ver de forma más clara y visual cada fase. Y, al ser una plataforma conectada con toda la organización, también facilita que los departamentos se ayuden o asesoren entre sí para resolver problemas que pueden concernir a varios. «Además, también puedes vincular a personas en fases concretos de cada tarea y, por ejemplo, si Jira me asigna la verificación de un proyecto, me salta la notificación y rápidamente ingreso en la plataforma para revisarlo y validarlo», matiza Retamal para explicar cómo se reducen los tiempos de espera y los cuellos de botella. 

A nivel personal, Jira también ayuda a cada integrante a cumplir sus objetivos personales. «Lo que más me gusta es que cada panel de cada departamento está diseñado de forma personalizada a las necesidades de la tarea concreta y, en el caso de que no se haya realizado el primer paso, la plataforma no te permite avanzar a la siguiente«. De este modo, Jira marca el orden de prioridades y jerarquiza las tareas de forma ordenada. «También si tienes un proyecto algo retrasado o cerca de la fecha límite, Jira te envía avisos para notificarte de ello y te mantengas al día».