Bookker, una herramienta para gobernar el cambio de modelo laboral

La idea de desarrollar una solución de gestión de espacios no era el punto de partida tecnológico de Miguel Ángel Orellana, CEO y fundador de Bookker, sino “una empresa de realidad aumentada dentro de un ecosistema de startups asociado a Telefónica”. Pero en 2016, recibieron el encargo de transformar la gestión de salas de reuniones de la multinacional, “e incorporamos nuestra tecnología”, explica. Aunque el piloto no se extendió a nivel comercial, “vi que si una empresa como Telefónica tenía una necesidad así, seguro que muchas otras estarían en la misma situación, así que pensé en cómo industrializar esa solución”. Así comenzó Bookker.

Orellana se puso a trabajar en el siguiente paso: “por qué no hacer no sólo la gestión de las salas, sino del puesto de trabajo, ya se empezaba a oír hablar de hot desking, pero nadie hablaba de ello como de algo ‘gestionado’”. Los empleados seguían interpretando de hecho que, pese a su introducción en la empresa, una vez escogido un puesto en la oficina, era suyo para siempre.

“En 2017, planteamos el desarrollo de la gestión del puesto para hacer más eficientes esos escenarios, empezamos a tener algún cliente como Telefónica en Latinoamérica y funcionó muy bien”. El problema: era una solución nice to have, “estaba bien tenerla, pero no era prioritaria para nadie. Hablamos con grandes compañías, todas nos decían que iban a llegar a ese punto, pero ninguna estaba en él todavía”, cuenta el CEO de Bookker.

Hasta que llegó el Covid “y lo que estaba abajo en la lista pasó arriba del todo”. El departamento de facilities managment ha ido cobrando protagonismo en las empresas y ha llegado a integrarse incluso en el área de recursos humanos, “en lo que se llama ahora People”, continúa. “Hay una ligazón entre las dos áreas, una influye en la otra. De repente, todas las empresas empezaron a llamar, pero no con el criterio de la eficiencia, sino con el de cómo garantizar que la gente está en la oficina de forma segura”. O lo haces gestionando de forma inteligente, o es imposible.

Para Bookker, el cambio va más allá de la cuestión de qué recursos se pueden utilizar y cuáles no, sino que incluye el control de “quién va a ir a la oficina y quién no, cómo gestionar esos aforos para evitar que haya más gente de la que debe haber. Apareció entonces lo del modelo híbrido, el discurso de gestión del nuevo modelo”.

Bookker se ha subido a la ola de cambio y se presenta como “una herramienta que ayuda a las compañías en el paso al nuevo modelo de trabajo, que es algo más amplio que la gestión de espacios”.

Aunque a juicio de Orellana estamos todavía “en la fase inicial”, está convencido de que “el nuevo modelo se va a quedar, es tan radical que ningún empleado se plantea ahora mismo ir todos los días a la oficina. De hecho, ese es un argumento también para aceptar o no determinados puestos de trabajo, y las empresas lo ven como una forma de atracción y retención de talento. Lo que ha hecho el Covid es alinear la tendencia de la gente joven y las necesidades reales de las compañías”.

Se transforma en paralelo el diseño de oficinas y, por tanto, todo lo que tiene que ver con las empresas de mobiliario y de diseño de espacios. “Las oficinas deben ser un sitio al que apetezca ir para trabajar, agradable, atractivo, cómodo, colaborativo, todos esos argumentos harán que las empresas rediseñen las oficinas”, sostiene el CEO de Bookker.

“Por salud mental la gente necesita ir a un punto de encuentro con los compañeros, pero habrá mucho escenario mixto: empresas que tienen a gente teletrabajando permanentemente, porque contratan fuera de las áreas de trabajo, que es lo que sucede con el boom de los informáticos; trabajo híbrido, en la oficina o en casa, no conozco a ninguna empresa que tenga al 100% de la plantilla trabajando de forma obligatoria en la oficina; y está empezando a verse empresas que ofrecen a los empleados la posibilidad de una oficina virtual en un coworking y, por tanto, que extienden su oficina física a esos espacios deslocalizados por el territorio nacional. Todos esos escenarios van a ocurrir y van a mezclarse con los diferentes tipos de compañías y de culturas de compañías”, según Orellana.

Como es una fase inicial de un cambio de modelo, “nuestros interlocutores de facility management y recursos humanos tienen que aprender a trabajar juntos, algo que en las organizaciones grandes no suele ser sencillo”. De hecho, Bookker ha experimentado en primera persona el retraso en la puesta en marcha de proyectos en este tipo de entidades “porque hay que poner en común diferentes áreas que hasta la fecha no se hablaban”, explica su CEO. “Esa es la parte más compleja de nuestros proyectos de despliegue, porque al final hay mucha parametrización y caso de uso, por eso pedimos mucho que desde el minuto uno estén todas las áreas implicadas presentes”.

Bookker mira ya más allá de la oficina. “Nuestra filosofía es que todo lo que sea etiquetable es gestionable”, apunta Orellana. “Hemos incorporado la gestión del parking, del comedor, del calendario de teletrabajo y estamos trabajando en un modelo de gestión de activos, porque las empresas tienen que adaptar todos los procesos internos, que no es nada sencillo, y al mismo tiempo la solución tiene que ser integral e incorporar las necesidades de gestión de otros recursos”. En última instancia, como sucede en otros sectores, “lo que importa es que haya una experiencia de usuario única, sencilla, visual, acorde con las nuevas tecnologías”.

Antes eran los edificios, los espacios de trabajo, los que servían para unificar actividades, ahora es una aplicación de móvil. “Debes de poder gestionar la reserva en cualquier edificio donde la empresa te permita, lo que implica la necesidad de implantar políticas y modelos de negocio dentro de la propia solución”, afirma el CEO de Bookker. “Yo puedo hacer una reserva de un puesto, pero la aplicación me ofrecerá los que están disponibles para mí, que no tienen por qué ser necesariamente los mismos que para otra persona. Se tiene que ligar la parte de People con la de espacios y recursos; eso hace cada vez más complejo el proceso, la clave es hacer sencilla esa complejidad teniendo en cuenta la cultura de cada empresa”.

“No siempre pasa que vives un cambio de modelo, cuánto tiempo hacía que no vivíamos uno. Estamos en un punto muy interesante porque se trata de ir aprendiendo con el cliente y éste con nosotros”, concluye Orellana.