RPA y ERP, complementos perfectos de gestión

Sabemos que las empresas se encuentran en un entorno que se caracteriza por una mayor competencia y, en consecuencia, el esfuerzo de estas empresas deber ser asegurar que su gestión se adapte lo más rápido posible a los cambios que experimentamos, tratando de conseguir el mayor rendimiento posible, o por lo menos satisfactorio, a partir de las oportunidades que nos ofrece el proceso de transformación digital en el que estamos inmersos.

Para ello es aconsejable llevar a cabo las mejores prácticas para desarrollar una toma de decisiones eficaz, para disminuir los errores en las actividades manuales e incrementar la eficiencia de la organización.

Una de las mejores formas de conseguirlo, con la que podemos obtener grandes beneficios y optimizar cada uno de los procesos, es mediante la correcta adopción de las herramientas que pone al alcance la Automatización de Procesos de Negocios (BPA por sus siglas en inglés).

Entre las más actuales tecnologías dentro las soluciones BPA se encuentra la Automatización Robótica de Procesos, o Robotic Process Automation (RPA).

El RPA se trata de una herramienta que no interfiere con los sistemas instalados, al contrario, eleva sus capacidades, resultando el complemento perfecto del software ERP, porque lo potencia y moderniza.

 ¿Qué es RPA?

El RPA se define como el proceso tecnológico de automatización inteligente en el que se utiliza un software robot para que ejecute tareas repetitivas de tipo digital, a través de la interacción con los sistemas de información, páginas web y cualquier aplicación que emplee la empresa, tal como lo hacen los humanos.

Básicamente, se trata de una tecnología que permite el diseño de softwares robots para que, mediante el uso de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, observe las acciones digitales que ejecuta el trabajador, aprenda y ejecute velozmente con una precisión del 100% cada una de las tareas repetitivas en ciertos procesos de la organización, que alcanza una especial relevancia en el marco de los procesos de transformación digital que están acometiendo las empresas.

¿Cómo se integra el RPA y el ERP?

Por su parte, el ERP es el sistema de gestión que centraliza, automatiza y optimiza la gestión de los procesos de cada área de la empresa a través de su cadena de valor, vinculando y coordinando de forma global el flujo de datos de toda la organización. Además, almacena y proporciona datos online de lo que está sucediendo en el ámbito interno de la empresa.

Pero, en ciertos casos, como en la entrada de ciertos datos y transacciones, en la ejecución de programas, o cuando se desea reutilizar la información, o al extraer informes es preciso la participación de las personas, como parte del proceso en sí o como simple puente entre el ERP y otras aplicaciones.

En este contexto, el RPA resulta un complemento ideal para un software ERP, porque integra funciones para la eficaz automatización de cada una de las tareas y procesos en los que, de forma tradicional, se requiere de la intervención e interacción humana. Por ejemplo:

• La selección de proveedores, verificación de créditos, selección de material, etc.
• La evaluación de la experiencia y habilidad de los empleados, así como el procesamiento de documentos y datos de los distintos candidatos a un puesto
• La creación y cálculo de nóminas y el procesamiento del pago

Cuando el RPA y el ERP se integran se obtiene la completa automatización de los procesos.

¿De qué procesos se encarga el RPA?

La RPA tiene la capacidad de actuar en cada uno de los procesos administrativos u operativos de la empresa, sobre todo los que presentan las siguientes características:

• Procesos que se basen en reglas lógicas
• Procesos repetitivos
• Procesos con gran volumen de tareas y que no sujetos a cambios continuos

Características específicas del RPA

El RPA emplea, normalmente, la IA para simular la forma en la que un ser humano interactúa con los distintos softwares, como el ERP en los procesos internos de la empresa o el CRM para la gestión de la relación con el cliente. Por lo tanto, cuenta con las siguientes características:

• Es capaz de gestionar la incertidumbre sobre las acciones o decisiones que tomará el empleado
• Se integra con aplicaciones empresariales
• Es escalable
• Gestiona datos
• Administra la información de clientes y reclamaciones
• Gestiona excepciones

Principales beneficios del RPA

Normalmente, los cambios tecnológicos que se implementan en una empresa ofrecen resultados positivos visibles a medio plazo. Pero al adoptar las tecnologías RPA y ERP pueden obtenerse ciertos beneficios casi de inmediato, sin importar la dimensión de la empresa, como:

• Ahorro de costes.
• Cumplimiento total de objetivos.
• Mayor calidad y reducción de errores.
• Ahorro y mejor aprovechamiento del tiempo.